«Программа «Контур-Персонал»: автоматизация кадрового учёта», «Финансовая газета-ЭКСПО»
Эффективно управлять кадрами на современных предприятиях, особенно на крупных, с большой численностью сотрудников, – исключительно сложная задача. Сегодняшние кадровики решают множество вопросов, связанных не только с внутренним документооборотом, расчетом трудового стажа, отпусков. Они должны учитывать требования Трудового кодекса, положений Пенсионного фонда, государственных и отраслевых законодательств, своевременно формировать сложные отчеты в контролирующие органы и пр. Конечно, с введением документооборота на электронных носителях работа сотрудников отделов кадров в какой-то степени упростилась.
Сегодня бумажный документооборот постепенно сменяется электронным, и на каждом предприятии к его организации подходят по-своему. Например, начиная с использования электронных таблиц, постепенно вводят несколько разных программ для отдельных участков работы кадровой службы. При этом в процессе автоматизации может оказаться, что эти программы не стыкуются между собой, отчего работа еще больше запутывается, а количество ошибок в документации увеличивается. Для решения комплексных задач обычных электронных таблиц или несложных программ начинает не хватать. Стоит ли говорить, что от этого в большой степени зависит общий успех работы всего предприятия!
Сегодня решить эту важную проблему помогают системы автоматизации управления персоналом, или HRM-системы (от «Human Resource Management» – дословно «управление человеческим ресурсом»). Такие программы, пунктуально учитывая все требования законодательства, постановлений, инструкций, храня данные на тысячи и тысячи работников, фактически исключают ошибки в управлении персоналом и серьезно облегчают работу кадровиков. Первыми начали использовать HRM-системы российские представительства западных фирм, крупные отечественные предприятия и компании. Но сейчас и средние, и даже небольшие фирмы начинают осознавать, что обучить сотрудников работе в HRM-системе может оказаться не менее эффективно, чем искать опытных кадровиков. Высококвалифицированные специалисты-кадровики тоже с успехом пользуются данными системами, в особенности разработанными специально для отечественного рынка. Стоимость российской системы, даже с учетом стоимости лицензии, обучения специалистов, внедрения и дальнейшего обслуживания, в десятки раз меньше зарубежных аналогов.
И всё же разобраться в деталях того, как работает каждая конкретная программа, представленная на рынке, самому кадровику довольно сложно. Поэтому предлагаем обзор возможностей системы «Контур-Персонал».
Функциональные возможности системы «Контур-Персонал»
Система управления человеческими ресурсами «Контур-Персонал» обеспечивает:
- создание и ведение штатного расписания, планирование фонда оплаты труда;
- формирование различных форм отчетности;
- формирование приказов об изменении организационной структуры предприятия;
- ведение кадрового учета;
- формирование и печать приказов, отчетов, документов индивидуального учета в системе государственного пенсионного страхования, а также передачу данных в Пенсионный фонд Российской Федерации в электронном виде;
- ведение табельного учета.
Для кадровика первостепенно важно то, что в системе «Контур-Персонал» все документы автоматически формируются в строгом соответствии с требованиями российского законодательства: система содержит более 10 заполненных актуальными данными общероссийских классификаторов (ОКИН, ОКСО, ОКПДТР, ОКОНХ, КЛАДР, списки вредных профессий и др.) и более 100 готовых форм отчетов, свыше 130 справочников и 40 видов приказов по персоналу и штатному расписанию, включая все формы, предусмотренные инструкцией Росстата. Для точного формирования документа (приказа, отчета и пр.) нужно просто выбрать необходимый шаблон.
С помощью «Контур-Персонал» можно организовать табельный учет с приемом данных с «электронной проходной» и передачей необходимой информации в программы расчета труда и заработной платы, печать различных форм табеля, включая формы Т-2 и Т-3. Кроме того, система позволяет реализовать формирование и печать документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, а также передачу данных в Пенсионный фонд РФ на магнитных носителях (АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3, СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, СЗВ-К).
«Контур-Персонал» хранит всю историю реквизитов, в том числе состояние штатного расписания и расстановки сотрудников на любую дату, все подготовленные и утвержденные приказы и отчеты. Система способна обрабатывать десятки тысяч личных карточек и штатных единиц, может быть установлена как на одном компьютере, так и в сети с сотнями рабочих мест. В последнем случае на основе стандартных модулей создаются рабочие места с индивидуальными настройками, обеспечивающие каждому конкретному специалисту и руководителю доступ к уровню данных, необходимому для решения его задач.
При всем этом система «Контур-Персонал» предельно понятна в работе, как для малых фирм, так и для предприятий с большой численностью персонала, десятков и сотен сотрудников служб отдела кадров, планово-экономического отдела, бухгалтерии, канцелярии и пр. Базовая версия «Контур-Персонал» является достаточной для небольших и средних предприятий. Требуется лишь установить её и обучить специалистов. Для крупных предприятий, которые должны следовать отраслевым стандартам ведения документации, необходима адаптация системы, т.е. формы документов, заложенные в неё, нужно приспособить под требования конкретного предприятия. Система имеет возможность добавлять свои печатные формы к существующим отчетам и приказам. В системе существует огромное количество опций, при помощи которых администратор системы может настроить программу так, чтобы она как можно ближе повторяла процессы кадрового учета на предприятии. В результате система может быть адаптирована под предприятия с разной отраслевой направленностью, с разными потребностями, с изначально разными подходами к автоматизации управления персоналом.
Для организаций, которые уже используют различные программные продукты, особо значимо то, что система «Контур-Персонал» способна обмениваться данными со всеми программами, поддерживающими выгрузку и загрузку данных в табличных форматах, а также создавать собственные документы. Это достигается за счет возможности системы выгружать данные по кадровому учету в табличном формате в файл, который, в свою очередь, можно загрузить в любую внешнюю систему, способную прочесть файл подобного формата. Таким же способом происходит обратный обмен информацией – внешняя система (бухгалтерская, другая кадровая система и т.п.) выгружает файл с кадровыми данными в табличном виде, из этого файла «Контур-Персонал» загружает данные к себе в базу.
Как происходит работа в системе «Контур-Персонал»
Работа с персоналом в системе строится от штатного расписания. Для создания штатного расписания в систему вводятся основные объекты: фирмы, подразделения, штатные единицы. Если в штатном расписании для штатных единиц внесены сведения по особым условиям труда, обязательным видам оплаты, видам отпусков, то эти сведения автоматически попадают в карточку работника при приеме на работу или переводе на соответствующую должность. После создания структуры предприятия и штатного расписания система «Контур-Персонал» готова к фактической работе с персоналом.
Работа с персоналом в системе аналогична работе в живую: лицо, которое планирует поступить на работу, приходит в отдел кадров и приносит документы. Инспектор отдела кадров принимает решение о возможности приема на работу. На ряде предприятий претендент получает обходной лист, направляется на собеседование с будущим руководителем, проходит инструктаж, медицинский осмотр. Далее оформляется трудовой договор и печатается приказ о приеме на работу. После утверждения приказа о приеме на работу физическое лицо становится сотрудником предприятия. В процессе работы на предприятии по отношению к сотруднику выходят различные приказы, которые фиксируются в карточке работника и в журналах отдела кадров. Инспектор отдела кадров формирует по картотеке сотрудников различные отчеты.
По этой же схеме работает система «Контур-Персонал». Когда на работу принимается новый сотрудник, нужно завести на него карточку в системе и оформить приказ о приеме. Для этого в программу вводятся реквизиты: паспортные данные; сведения из трудовой книжки; сведения по образованию; сведения по воинскому учету, прочие сведения. Вводить все эти сведения в систему вторично уже не придется, они сохраняются, раз и навсегда, и будут использоваться для формирования любых документов, связанных с данным сотрудником (рис.1).
С момента регистрации человека в системе «Контур-Персонал» начинается «сквозной» учёт сотрудника, включая все горизонтальные и вертикальные перемещения в течение работы в данной компании и завершая увольнением. В процессе приёма, перевода, увольнения происходит автоматическое «движение» данных о сотруднике в системе: до утверждения приказа о приёме, информация о претенденте хранится в папке «Претенденты», после утверждения приказа о приёме его данные появляются в списке сотрудников предприятия, а при утверждении приказа о переводе сотрудник «перемещается» в папку соответствующего подразделения.
После утверждения приказа об увольнении сотрудник попадает в папку уволенных, откуда впоследствии может быть восстановлен при повторном приёме на работу. Оформление увольнения при использовании системы «Контур-Персонал» тоже существенно упрощается и занимает несколько минут. Система позволяет не только напечатать приказ об увольнении, но и автоматически подсчитывает число дней компенсации за неиспользованный отпуск и печатает записку-расчёт. Кроме этого, система предупреждает обо всех значимых событиях в жизни сотрудника – завершении испытательного срока, приближении очередной аттестации и т. п.
И, наконец, система хранит историю изменения данных по всем объектам или работникам. При необходимости можно увидеть весь ход карьеры отдельного сотрудника или получить полный отчёт по кадровым характеристикам выбранного подразделения организации.
Корректное составление каждого документа требует учёта большого числа факторов. К примеру, только при оформлении приказа на отпуск нужно учитывать: длительность отпуска, на который сотрудник имеет право, ранее взятые отпуска, обстоятельства, продляющие период стажа для предоставления отпуска, оплату проезда к месту отпуска и многое другое. С системой «Контур-Персонал» кадровикам не нужно держать в голове такой большой объём информации: автоматически учитывая всю необходимую информацию, система обеспечивает выполнение положений Трудового кодекса даже тогда, когда сотрудник кадровой службы о них не задумывается (рис.2).
Например, система обеспечивает автоматический учёт отпусков в соответствии со ст. 115-119 ТК РФ, информирование о приближении отпуска по графику, оформление приказа на отпуск, оплату проезда к месту отпуска, своевременное оповещение о завершении испытательного срока или срочного трудового договора, очередной аттестации. Кроме того, система позволяет организовать учет отпусков без сохранения заработной платы (свыше 14 дней суммарно за рабочий год) или отпуска по уходу за ребенком до достижения им 1,5 и 3 лет, автоматически продлевает период стажа для предоставления обязательных и дополнительных ежегодных отпусков (ст. 121 ТК РФ)), учитывает праздничные дни при подсчете даты завершения отпуска, содержит информацию о размерах, периодичности и способе расчета отпуска (по календарным или рабочим дням) и многое др. «Контур-Персонал» учитывает стаж работы сотрудников для предоставления ежегодного основного и дополнительного отпусков, а также использованных отпусков. В приказе об увольнении ведется расчет дней отпуска, взятых авансом или неиспользованных, периодов, за которые остались дни неиспользованного отпуска или за которые отпуск взят авансом. Система, кроме того, позволяет оформить компенсацию за неиспользованный отпуск.
Вся созданная документация – десятки тысяч личных карточек и штатных единиц, история реквизитов, состояние штатного расписания, утвержденные приказы и отчеты – может быть воспроизведена в любой нужный момент.
Система «Контур-Персонал» на российских предприятиях
В настоящее время при помощи системы «Контур-Персонал» в России автоматизировано около 2000 рабочих мест, общее количество учтенного персонала – около 100 000 человек. Система «Контур-Персонал» внедрена на более чем 550 российских предприятий, среди которых: комбинат «Магнезит» (Челябинская область), НПП «Аэросила» (Подмосковье), аэропорт «Кольцово» (г. Екатеринбург), ОАО «Ямалстройгаздобыча» (г. Киров), ОАО «Хантымансийскгеофизика» (г. Ханты-Мансийск), ОТК «Югра» (г. Ханты-Мансийск).
Вот два примера работы системы «Контур-Персонал» на отечественных предприятиях. На крупнейшем в мире производителе высокостойких огнеупоров комбинате «Магнезит» система работает уже с 2003 г. Она интегрирована с действующей на комбинате ERP-системой mySAP Business Suite. «Контур-Персонал» дала возможность создать на комбинате единую информационную систему, что обеспечило автоматизацию 200 рабочих мест служб и подразделений, связанных с управлением персоналом. Ежемесячно в системе формируется и утверждается до 6000 приказов, распоряжений, рапортов, нарядов, путевых листов и других документов, в том числе приказы по изменению организационной структуры, перемещению персонала, командировкам, отпускам, поощрениям и наказаниям, оплате труда. Дальнейшее развитие системы «Контур-Персонал» специалисты комбината «Магнезит» ведут уже самостоятельно.
На одном из ведущих предприятий авиапромышленности России НПП «Аэросила» пришли к необходимости внедрить единую систему управления персоналом с помощью системы «Контур-Персонал» для решения вопросов оптимизации бизнес-процессов и формирования единого информационного пространства. Изначально для руководства НПП «Аэросила» было очень важно, чтобы система смогла точно учесть особенности автоматизации кадрового учёта на производстве в авиаотрасли. Например, специфику учёта для опытно-конструкторского и серийного производства и наличие большого количества льготных профессий. Внедряемая HRM-система должна была автоматизировать расчёт заработной платы и учёт рабочего времени, обеспечить подготовку всех необходимых отчётов, а также иметь инструментарий для планирования фонда заработной платы. Кроме этого, руководство компании ставило цель улучшить дисциплину на предприятии. Сейчас система «Контур-Персонал» увязывает в единое информационное пространство все бизнес-процессы, связанные с управлением кадрами компании. Руководители компании утверждают, что все цели, поставленные перед автоматизацией управления персоналом, полностью достигнуты.
Благодаря своей технологичности система «Контур-Персонал» очень быстро внедряется и осваивается. После окончания внедрения за компанией, ставшей пользователем системы, закрепляется куратор. Ответ по любому вопросу, связанному с работой системы, можно получить по постоянно функционирующей клиентской телефонной «горячей линии». При изменении действующего законодательства специалисты компании-разработчика СКБ Контур оперативно осуществляют разработку новых версий системы «Контур-Персонал», а сервисный центр, в свою очередь, бесплатно передает данные версии заказчикам в течение года с момента приобретения системы или очередного платного обновления.
Ольга Мазур, Центр Коммуникационных Стратегий
«Финансовая газета - ЭКСПО», № 3/2008 г.