«Автоматизируем учет кадров», журнал «Справочник по управлению персоналом»

Потребность в автоматизации кадровой службы

Не секрет, что кадровый учет требует большого напряжения внимания. Сотрудникам службы персонала приходится работать с большим объемом информации – ведь требуется не только фиксировать перемещения каждой штатной единицы внутри предприятия, но еще и следить за обменом документации со структурными подразделениями. Бумажная волокита начинается с оформления бумаг при приеме человека на работу: составления трудового договора, заполнения личной карточки, подготовки приказа о приеме, присвоения уникального табельного номера, определения оснований для оплаты труда, учета вредных условий. Чем больше сотрудников в компании, тем сложнее контролировать документооборот. Особое внимание специалистам кадровых служб приходится уделять тому, чтобы составляемые документы четко соответствовали законодательству. Также много времени занимает подготовка отчетов.

Ранее отдел кадров предприятия фактически не был автоматизирован. В программе DOS велось штатное расписание, подготавливались данные для Пенсионного фонда. Однако эта программа не могла упростить работу и сделать ее действительно эффективной. Обмен информацией с системами других отделов был невозможен.

В 2005 г. было принято решение об автоматизации деятельности службы персонала. При выборе системы кадровиков интересовали:

•   возможность максимального упорядочения данных о сотрудниках и отслеживания истории изменений каждого реквизита;
•   упрощение создания документов по учету персонала;
•   соответствие стандартам российского делопроизводства;
•   возможность составлять разные отчеты без помощи программиста;
•   возможность быстрого запуска программы;
•   простота системы в эксплуатации;
•   цена.

Выбираем программу

При выборе системы управления персоналом сначала рассматривалась программа фирмы «Оазис». Однако она оказалась слишком сложной для освоения, и было решено отказаться от нее.

Система «Контур-Персонал» была представлена на бухгалтерской выставке. Среди других российских программ учета персонала она выгодно выделялась ценой, в которую входила стоимость лицензии, адаптации к предприятию, обучения сотрудников и дальнейшего обслуживания системы.

Несомненным преимуществом стало то, что «Контур-Персонал» предоставляет кадровику готовые шаблоны для оформления любых документов (это не просто обычные унифицированные формы, а абсолютно готовые приказы с формулировками оснований и т.д., куда добавляется лишь информация о сотруднике), при этом соблюдаются положения российского законодательства. При их составлении данные автоматически вводятся в точном соответствии с требованиями всех инструкций и законов, и сделать ошибку при подготовке приказа, отчета или любого другого документа просто невозможно. Стандартный функционал программы содержит все необходимые для работы аспекты: табельный и кадровый учет, анализ работы с сотрудниками, планирование фонда заработной платы ОТиЗ и модуль «Расчетный отдел и руководство».

Демо-версия показала, что программа доступна в изучении для работника кадровой службы. Все документы в системе создаются в привычных приложениях Microsoft Office – Word и Excel.

Внедряем программное обеспечение

Программа «Контур-Персонал» компании СКБ Контур была установлена в отделе кадров комбината «Добрынинский» в марте 2005 г.

Поскольку для начала текущей деятельности оказалось достаточно стандартного функционала программы, со стороны разработчиков понадобилась лишь ее установка, первичная помощь в настройках, обучение, а также создание базы сотрудников с персональными данными из Excel-файлов.

Специалисты отдела кадров отмечают, что решение СКБ Контур оказалось гибким и интуитивно понятным пользователю. Обучение работе с системой длилось буквально несколько часов, после чего сотрудники могли применять новые знания на практике.

Главной сложностью при внедрении системы стало то, что автоматический перенос всех данных из прежней программы произвести не удалось, кроме того, в «Контур-Персонал» сведения записываются в стандартном формате и без сокращений. Поэтому информацию пришлось вносить заново вручную. После этого документооборот стал осуществляться полностью с помощью системы.

Для реализации проекта потребовался всего один представитель компании-разработчика. На полное внедрение системы с учетом переноса данных о сотрудниках потребовалось около 2 недель.

Оцениваем результаты автоматизации

Программа «Контур-Персонал» стала в компании первой системой учета персонала. С момента установки в 2005 г. и по сей день она работает безотказно.

Автоматизация учета персонала оказала следующий эффект (см. таблицу, рисунок):

•   увеличилась производительность труда отдела кадров;
•   появилась возможность использовать дополнительное время работы сотрудников;
•   стал возможным детальный кадровый учет;
•   подготовка отчетов и приказов стала занимать от 10 до 30 секунд.

Таблица. Особенности функционирования отдела кадров с программой «Контур-Персонал»

Операция по оформлению и учету движения персонала Действие программы «Контур-Персонал» Дополнительные функции программы Составление приказа о приеме на работу, переводе, увольнении Процедура упростилась и занимает менее минуты – с использованием готовых шаблонов, которые предоставляет система (более 40 видов приказов по персоналу и штатному расписанию). После оформления приказа система сама перемещает данные о сотрудниках в соответствующую папку. После утверждения приказа об увольнении данные о сотруднике попадают в папку уволенных, откуда впоследствии может быть восстановлен при повторном приеме на работу Система делает дополнительные необходимые операции. Например, при увольнении сотрудника не только позволяет напечатать приказ, но и автоматически подсчитывает число дней компенсации за неиспользованный отпуск и печатает записку-расчет Отслеживание перемещения штатной единицы внутри предприятия Система хранит историю изменений данных по всем подразделениям или работникам. Можно увидеть карьерный путь любого работающего или уволенного сотрудника Система сама предупреждает о приближении значимых событий в жизни сотрудника: даты завершения испытательного срока, окончания срочного трудового договора, отпуска по графику, следующей аттестации, дня рождения, выхода из длительного отпуска и т. п. Составление отчета по кадровым характеристикам, подготовка и передача данных в пенсионный фонд Составление отчета по заданным параметрам («пенсионеры», «юбиляры», «уволенные», «принятые на работу») по любому подразделению занимает менее минуты при нажатии нескольких кнопок Система предоставляет более 100 готовых форм отчетов. Отчеты составляются быстро и в соответствии со стандартами российского делопроизводства

Программа оказалась довольно простой в эксплуатации, а для решения любых вопросов достаточно тех. поддержки, осуществляемой по телефону. К компании «прикреплен» специалист СКБ Контур, с которым можно в любое время проконсультироваться. Быстрый ответ по любым вопросам, связанным с работой системы, можно получить и с помощью постоянно функционирующей клиентской телефонной «горячей линии».

Остальные отделы комбината используют программы других производителей. Учитывая то, что система «Контур-Персонал» позволяет обмениваться данными с любыми программами, следующим шагом в автоматизации предприятия будет организация обмена данными с программой «1С бухгалтерия».

При изменении действующего законодательства разработчики программного обеспечения СКБ Контур оперативно осуществляют разработку новых версий системы

«Контур-Персонал», а сервисный центр, в свою очередь, бесплатно передает данные версии заказчикам в течение года с момента приобретения или очередного платного обновления.

Журнал «Справочник по управлению персоналом» №1/2008