«Программа для подготовки отчетности в Пенсионный фонд Российской Федерации», «Финансовая газета»
На рынке бухгалтерского программного обеспечения имеется много программных продуктов. Однако не все существующие продукты удовлетворяют современным требованиям и обеспечены соответствующей технической поддержкой. Недостатки программы, как правило, пользователь обнаруживает уже после приобретения, в процессе практического использования продукта.
Чтобы помочь бухгалтеру сориентироваться при выборе программы для подготовки отчета по персонифицированному учету в ПФР, перечислим важнейшие вопросы, которые сегодня нужно учитывать при выборе такой программы.
Современная программа для подготовки отчета по персонифицированному учету в ПФР должна выгружать данные как в формате 4.00, так и в формате 7.00. Это весьма актуальный вопрос, так как с 2008 г. происходит переход с одного формата файлов отчетов в ПФР на другой.
Программа должна готовить все формы документов персонифицированного учета (АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3, АДВ-11, СЗВ4-1, СЗВ;-2, СЗВ-К). Например, некоторые разработчики создают отдельные программы для подготовки формы СЗВ-К. В этом случае пользователю придется покупать две отдельные программы.
В программе должна быть предусмотрена возможность вести несколько баз данных (баз нескольких организаций) без ограничения численности лицевых счетов. В противном случае компания будет вынуждена покупать отдельную программу для работы с отчетностью каждой организации, с которой она сотрудничает. Программа должна предоставлять возможность создавать документы за любой отчетный период, начиная с 1997 г. Этот момент достаточно важен, поскольку бухгалтеру нередко приходится исправлять ошибки, допущенные в документах персонифицированного учета за предыдущие отчетные периоды.
Программа должна иметь встроенную программу проверки, чтобы ошибки в документе можно было выявить в ходе подготовки, а не на стадии сдачи отчетности. Если функция проверки в программе есть, она сама сообщит пользователю, например то, что он ввел страховые взносы в неправильном соотношении или указал несуществующий почтовый адрес застрахованного лица.
Программа должна учитывать региональные особенности подготовки документов персонифицированного учета. Если программа адаптирована к сдаче отчетности в регионе, то она учитывает, например, в Московской области необходимость использования так называемого коэффициента приращения, а в Москве требование предоставлять пояснительную записку.
Программа должна иметь возможность импорта данных из файлов различных форматов, чтобы базы данных создавались автоматически. Например, пользователь сдавал отчет в органы ПФР в прошлом году и этот файл у него сохранен. Если программа способна импортировать данные, то при создании отчета в следующем году ему не нужно заполнять повторно вручную анкетные данные (ФИО, адрес и т.п.) на тех сотрудников, данные которых уже вводились ? он может принять информацию в программу из файла прошлогоднего отчета.
Программа должна иметь подробную и четкую инструкцию по использованию. Если инструкция к программе полная, она составляет не менее 60 страниц печатного текста.
Программа должна быть создана компанией ? федеральным разработчиком программного обеспечения. Ее производитель должен специализироваться в области подготовки и сдачи отчетности в контролирующие органы и иметь сервисные центры в том регионе, где пользователь применяет данную программу, поскольку важно, чтобы в момент подготовки и сдачи отчета он не оказался без необходимой технической поддержки.
Программа должна иметь возможность отправки подготовленных файлов в органы ПФР непосредственно из самой программы, используя системы электронного документооборота (например, «Контур-Экстерн»). Если компания использует программное обеспечение одного производителя и для подготовки, и для сдачи отчетности по Интернет, то это программное обеспечение абсолютно совместимо, а значит, функционировать оно будет четко.
Немаловажным фактором при приобретении программного обеспечения для подготовки отчета по персонифицированному учету является цена. Цена такой программы не должна быть слишком высокой (не более 2000?2500 руб.) или слишком низкой (не менее 200?300 руб.).
Все указанные задачи были решены при разработке программного продукта «ПФ-Отчет» федерального IT-разработчика компании СКБ Контур.
Международный еженедельник «Финансовая газета» №52/2007 г.