«У вас должно оставаться время, чтобы думать», журнал «На стол руководителю»

С точки зрения бизнеса, рабочее время руководителя – наиболее дорогой ресурс, и без планирования он будет использоваться неэффективно. Без правильной организации времени руководителю не остается времени подумать – все поглощает текучка, что крайне негативно влияет на перспективы бизнеса. Если сотрудники являются в компании основным ресурсом (как у нас в «СКБ Контур»), правильная организация их рабочего времени напрямую влияет на производительность труда, а значит, и на финансовые результаты бизнеса.

И хотя управлять временем, на мой взгляд, нельзя, но возможно организовывать его распределение исходя из поставленных целей. Одним сотрудникам необходимо жесткое планирование времени (например, тем, кто занимается выездным обслуживанием клиентов), в других случаях оправдано позволять сотрудникам самим распределять свое рабочее время (программистам, руководителям). Многое здесь зависит от уровня подготовки и квалификации специалистов. Часто бывает эффективнее оказать сотруднику помощь в организации работы, установить показатели результатов его деятельности исходя из требуемых значений и лучших практик. Тогда сотрудник сам будет вынужден обратиться к тайм-менеджменту, если он его до сих пор не использует, и это будет его личное решение, а не навязанное сверху.

Как вы планируете свое рабочее время? Какие приемы повышения эффективности используете?

Схематично процесс планирования моего рабочего времени можно представить следующим образом: стратегическое планирование (раз в полгода обновление целей), ежемесячное планирование (определение задач на месяц на основе стратегических целей, а также текущих задач с длительностью в пределах месяца), далее – уже еженедельное планирование.

Как правило, в пятницу, во второй половине дня, на основании имеющихся задач я формирую календарь на следующую неделю. При планировании недели я стараюсь соблюдать три правила:

1) баланс между текущими делами и вопросами стратегического характера должен составлять 50/50%;
2) обязательно нужно оставлять резерв времени на непредвиденные дела не менее 20–30%;
3) временные интервалы между выполнением задач должны составлять от 15 до 30 минут.

Я перепробовал множество способов, такой подход оказался для меня наиболее удобным и эффективным: успеваешь доделать то, что запланировал, а в случае жесткого цейтнота есть «окошки», и в целом расписание не ломается.

Кроме того, все задачи я разбиваю по категориям. Если задача текущая, то применяю градацию по важности и срочности, если задача относится к стратегическим – разбиваю по проектам, которые выделяю в рамках стратегических задач.

Для планирования использую программу Microsoft Outlook. Я много работаю с электронной почтой, поэтому для меня очень удобна интеграция календаря с почтой и возможность письмо преобразовывать в задачу одним щелчком. Раскраска задач по цветам позволяет сразу увидеть категорию задачи.

Как вы управляете временем сотрудников?

У меня лично нет необходимости «управлять» временем подчиненных. Они обладают достаточно высокой квалификацией и способны планировать свое время самостоятельно. Что же касается контроля за деятельностью филиалов компании, меня интересует результат, а не процесс. Поэтому я использую бизнес-планирование подразделений: руководители филиалов формируют ежемесячные планы мероприятий и задач, и по результатам выполнения планов вполне ясно, насколько эффективно работает тот или иной руководитель. Обычно, если у руководителя филиала есть проблемы с общим планированием деятельности, то они есть и с планированием времени.

Непосредственная организация времени сотрудников «СКБ Контур» используется в подразделениях, связанных с оказанием услуг клиентам – выездами в офисы, обслуживанием наших программных продуктов, установленных у клиентов. Для организации времени специалистов, занятых в такой деятельности, мы применяем программу Microsoft Exchange: для каждого сотрудника ведется личный календарь, к которому имеет доступ руководитель отдела, чтобы контролировать индивидуальную загруженность и распределять выезды. Здесь также используется еженедельное планирование, и календарь заполняется из двух источников: плановая работа по проектам, плюс текущая работа по консультированию и выездам. По результатам выездов каждый сотрудник формирует отчет, который потом сопоставляется с плановыми показателями. Это позволяет очень эффективно управлять загруженностью высококвалифицированных сотрудников и выполнять в срок обязательства перед клиентами.

Журнал «На стол руководителю» №5/2008 г.